Tubus Systems personuppgiftspolicy
1. Inledning
Tubus System AB med org.nr. 556557-3747 (”Tubus System”) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter i enlighet med denna policy. Alla referenser till ”vi”, ”oss” och ”vår” är en referens till Tubus System. Du hittar våra kontaktuppgifter i slutet av denna personuppgiftspolicy.
Vi respekterar din integritet och värnar om att skydda dina personuppgifter.
2. Personuppgiftspolicyns omfattning
Denna policy syftar till att informera dig om hur, varför och när vi behandlar dina personuppgifter, i enlighet med det som du har rätt till enligt artikel 12-14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (”GDPR”). Vi har i denna policy lyft upp och informerar om de behandlingar av dina personuppgifter som är mest ingripande, mest förvånande samt vanligast förekommande. Detta för att du ska få en så god förståelse som möjligt av vår hantering av dina uppgifter utan att riskera informationsutmattning. Är du intresserad av att veta mer är du varmt välkommen att kontakta oss via våra kontaktuppgifter längre ner.
För mer information om hur vi hanterar cookies, vänligen läs vår Cookie policy.
För att du på ett enkelt sätt ska kunna lokalisera information om vår behandling som rör dig i vår personuppgiftspolicy har vi fördelat informationen under olika rubriker, som avspeglar vilken relation vi har till dig. Denna policy beskriver de behandlingar vi utför om följande grupper av individer:
-
Hemsidesbesökare
-
Kontaktperson hos potentiell kund
-
Kontaktperson hos befintlig kund
-
Lägenhetsinnehavare
-
Rekryteringskandidater
-
Kontaktperson hos vår leverantör
-
Anställd hos underentreprenörer
Om du inte känner igen dig i någon av kategorierna ovan men har anledning att tro att vi ändå behandlar uppgifter om dig är du välkommen att kontakta oss, så hjälper vi dig.
Nedan redogör vi för vilka typer av personuppgifter vi behandlar, vad vi har för syfte med att behandla dessa samt vilken rättslig grund vi stödjer vår behandling på. Det är viktigt att förstå att följande information inte är en uttömmande beskrivning utan en sammanfattning av de behandlingar som vi tror du har störst intresse av.
3. Hur behandlar vi dina personuppgifter?
Hemsidesbesökare
När du besöker vår webbplats har du möjlighet att samtycka till att vi sparar cookies på din enhet, så att vi kan samla in information och analysera den (vilket vi gör på en aggregerad nivå), för att utveckla och förbättra vår webbplats.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Administrera, upprätta statistik och genomföra analys över vår webbplats |
|
|
|
Rättslig grund: Samtycke. Tubus System inhämtar samtycke för cookies, förutom för de cookies som är strikt nödvändiga för att webbplatsen ska fungera. |
||
|
Lagringsperiod: Varje cookie har en bestämd livslängd, beroende på dess funktion och syfte. Samtlig information hittar du i vår Cookie Policy. |
Kontaktperson hos potentiell kund
När du på ett eller annat sätt kontaktat oss och visat intresse för våra tjänster kommer vi att behandla dina personuppgifter i syfte att besvara dina frågor och marknadsföra våra tjänster. Personuppgifterna kan vi inhämta från dig vid ett fysiskt möte, vid en mässa, alternativt om du fyller i något av de formulär som finns på vår webbplats. Därutöver kan vi också komma att inhämta dina kontaktuppgifter från andra källor för de fall vi bedömt att våra tjänster är relevanta för dig i din yrkesroll.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Marknadsföra våra tjänster |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att marknadsföra sina tjänster mot personer i roller där ett behov kan finnas för det vi erbjuder och där beaktade risker för den enskilde inte ansetts överväga detta intresse. |
||
|
Lagringsperiod: Tubus System kommer att behandla uppgifterna för marknadsföringsändamål fram tills att du avböjt vidare kommunikation från oss. |
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Besvara frågor, boka möten samt följa upp efter ett möte och utforma offert |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att besvara dina frågor via olika kanaler. Detta matchar ditt förväntade intresse av att få svar från oss i frågor som rör vår och din organisations verksamhet. |
||
|
Lagringsperiod: Tubus System kommer att behandla uppgifterna för ovanstående ändamål under den tid vi har en aktiv dialog, från senaste kontakt till ett år därefter. Vid affär kan uppgifterna komma att hanteras längre, då vi har ett fortsatt berättigat intresse att behålla vissa uppgifter med relevans för avtalsrelationen mellan oss och den organisation du representerar. |
Kontaktperson hos befintlig kund
If we enter into an agreement with the organisation you represent, we will process your personal data to ensure that we can deliver the best possible service, answer your questions, provide our services, provide and maintain warranty commitments, invoice your organisation, and care for our customer relationship and in some cases ask for permission to use you as a reference. We have collected the information from you or one of your colleagues.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Hantera kundserviceärenden |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att hantera kundserviceärenden genom att bemöta och utreda sina kunders frågor och synpunkter. |
||
|
Lagringsperiod: Tills dess kundserviceärendet har avslutats, eller längre om detta krävs för att vi ska kunna tillvarata eller försvara rättsliga anspråk som har samband med ärendet. |
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Marknadsföra våra tjänster |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att marknadsföra sina tjänster till dig som representerar en av våra kunder och där beaktade integritetsrisker för dig inte ansetts överväga detta intresse. |
||
|
Lagringsperiod: Tubus System kommer att behandla uppgifterna för marknadsföringsändamål fram tills att du avböjt vidare kommunikation från oss. |
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Fakturering av tjänst |
|
|
|
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. Fakturan som vi ställer ut till vår kund utgör en verifikation, som vi har en rättslig förpliktelse att spara i sju år enligt 7 kap. 2 § Bokföringslagen (1999:1078). |
||
|
Lagringsperiod: Uppgifterna som fakturan innehåller kommer sparas i sju år efter det räkenskapsår som den är utställd. |
Lägenhetsinnehavare
Är du lägenhetsinnehavare hos någon av våra kunder kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att utföra vårt uppdrag.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Utförande av våra tjänster |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att utföra de tjänster som våra kunder beställt. |
||
|
Lagringsperiod: Vi kommer att behandla dina uppgifter under den tid vi har ett kundförhållande med vår kund och ett år därefter, eller så länge som krävs för att vi ska kunna tillvarata eller försvara rättsliga anspråk. |
Rekryteringskandidater
Om du har sökt en utannonserad tjänst hos oss kommer vi behandla dina personuppgifter i syfte att utvärdera dig som kandidat.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Rekrytering av nya medarbetare |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att hantera personuppgifter om dig som visat intresse för annonserad tjänst hos oss. |
||
|
Lagringsperiod: Vi kommer att behandla dina uppgifter fram tills att tjänsten är tillsatt, vilket vanligtvis tar upp till 6 månader. Därefter kan vi komma att fortsatt lagra vissa uppgifter, i den mån de behövs för att tillvarata eller försvara rättsliga anspråk i samband med rekryteringsprocessen, i högst 2 år. |
Kontaktperson hos leverantör
Arbetar du som kontaktperson hos någon av våra leverantörer kan vi komma att behandla dina personuppgifter i syfte att genomföra och följa upp på beställningar.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Inköp |
|
|
|
Rättslig grund: Intresseavvägning. Tubus System har ett berättigat intresse av att administrera beställning av varor och tjänster. |
||
|
Lagringsperiod: Uppgifterna behandlas under den tid den organisation där du arbetar är leverantör till oss. |
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Hantering av transaktioner och bokföring |
|
|
|
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. 7 kap. 2 § Bokföringslagen (1999:1078). |
||
|
Lagringsperiod: Räkenskapsinformation i samband med fakturering sparas i sju år enligt krav i 7 kap. 2 § Bokföringslagen (1999:1078). |
Anställd hos underentreprenör
Är du anställd hos någon av de företag som vi anlitar som underleverantör vid utförande av våra kunduppdrag kan det vara så att vi behöver hantera personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga krav.
|
Ändamål |
Behandlingsåtgärder |
Kategorier av personuppgifter |
|
Administrering av personalliggare |
|
|
|
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. Enligt 39 kap 11a § Skatteförfarandelagen (SFS 2011:1244) och 9 kap 5 § Skatteförfarandeförordningen (SFS 2011:1261) krävs att Tubus System för personalliggare på byggarbetsplatser. |
||
|
Lagringsperiod: Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut. |
4. Med vem delar vi dina personuppgifter?
Externa leverantörer och system är en naturlig del av och ett viktigt stöd för vår verksamhet. Vi kan komma att dela dina personuppgifter inom behandlingar beskrivna ovan, med följande mottagare:
(a) Leverantörer av analysverktyg för vår webbplats, och
(b) IT- och systemleverantörer.
Leverantörer behandlar då dina uppgifter under vår instruktion och ledning, vars villkor och gränser regleras och säkerställs genom personuppgiftsbiträdesavtal. Genom dessa avtal kräver vi att leverantörerna som minst uppfyller samma strikta krav som vi ställer på oss själva i vår hantering av dina personuppgifter.
5. Kommer vi att överföra dina personuppgifter utanför EU/EES?
Tubus System kan komma att överföra dina personuppgifter till leverantörer där det innebär att dina personuppgifter behandlas i länder utanför EU/EES. Sådan behandling kan innebära särskilda risker, eftersom en leverantör i det landet där personuppgifterna hanteras eventuellt inte omfattas av det skydd som EU:s dataskyddslagstiftning ger. Det finns därför särskilda krav på hur en sådan överföring får ske och Tubus System kontrollerar sina leverantörer och säkerställer att skyddsåtgärder vidtas.
Om EU-kommissionen inte har beslutat att ett land som dina personuppgifter överförs till uppfyller s.k adekvat skyddsnivå (likvärdig skyddsnivå som inom EU/EES), vilket är fallet för de underleverantörer vi har i USA, har du rätt till en beskrivning av vilka skyddsåtgärder som vidtagits eller vilken rättslig grund vi baserar överföringen på för att säkerställa att överföringen av dina personuppgifter sker i enlighet med europeisk dataskyddslagstiftning. Vänligen kontakta oss genom att skicka en skriftlig förfrågan till de kontaktuppgifter som anges i slutet av denna personuppgiftspolicy för information om huruvida vi överfört dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES, vilka länder vi i så fall överfört dina personuppgifter till samt vilka säkerhetsåtgärder som vidtagits för överföringen.
6. Vilka rättigheter har du?
Nedan följer en sammanfattning av de rättigheter som du har enligt GDPR. Det kostar dig inget att utöva dessa rättigheter och du kan utöva dem genom att kontakta oss, se kontaktinformation i slutet av denna personuppgiftspolicy. Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor angående dina rättigheter.
Vänligen notera att Tubus System alltid kommer att göra en kontroll av din identitet för att säkerställa att information om dig lämnas till dig och ingen annan.
Alla rättigheter som anges nedan är inte absoluta. Det finns undantag och dem har vi försökt beskriva så väl som möjligt. Om din begäran inte är möjlig att tillgodose fullt ut kommer vi att informera dig tydligt om varför.
(a) Rätt till tillgång. Du har rätt att få bekräftelse på huruvida Tubus System behandlar personuppgifter om dig, och om så är fallet kan du få en kopia av dina personuppgifter samt även kompletterande information avseende Tubus Systems behandling av dina personuppgifter.
(b) Rätt till rättning. Du har rätt att få dina personuppgifter rättade och/eller kompletterade om de är felaktiga och/eller ofullständiga.
(c) Rätt till radering. Du har i vissa fall rätt att begära att Tubus System raderar dina personuppgifter, utan onödigt dröjsmål. Det är möjligt för oss att tillgodose sådan begäran helt eller delvis i följande situationer:
- personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in för eller på annat sätt behandlades;
- du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det finns ingen annan rättslig grund för behandlingen;
- du gör en befogad invändning mot behandlingen av dina personuppgifter;
- personuppgifterna har behandlats olagligt; eller
- radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
(d) Rätt till begränsning av behandling. Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i följande situationer:
- riktigheten av personuppgifterna är under utredning;
- behandlingen är olaglig eller inte längre nödvändig för ändamålen med behandlingen men du motsätter dig radering av personuppgifter och begär istället begränsning av behandlingen;
- Tubus System behöver inte längre personuppgifterna men du behöver personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; eller
- du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och sådan invändning är under utredning.
(e) Rätt till dataportabilitet. Om uppgifterna kommer från dig, vår behandling av dem sker med stöd av ditt samtycke eller i syfte att fullgöra ett avtal med dig, samt att uppgifterna hanteras digitalt, har du rätt att få ut dessa personuppgifter från oss i ett maskinläsbart format och överföra dessa uppgifter till annan personuppgiftsansvarig.
(f) Generell rätt att invända. Du har en generell rätt att, när som helst, invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som baseras på Tubus Systems intresseavvägning (”berättigade intresse”). Om du invänder måste vi visa att vi har tvingande berättigat skäl för sådan behandling eller att vi behöver personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. I annat fall kommer vi upphöra att behandla personuppgifterna för det ändamålet.
(g) Rätt att invända mot direktmarknadsföring. Du har rätt att när som helst invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker för direktmarknadsföringsändamål. Om du gör detta kommer Tubus System inte att fortsätta att behandla dina personuppgifter för sådana ändamål.
(h) Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten. Du har alltid rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet avseende Tubus Systems behandling av dina personuppgifter. Tillsynsmyndigheten i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och deras kontaktuppgifter hittar du här. Om du har synpunkter eller frågor på våra behandlingar ser vi dock gärna att du vänder dig till oss i första hand, så att vi får en chans att hjälpa dig och besvara dina frågor.
7. Hur kan du kontakta oss?
Du kan komma i kontakt med oss på följande sätt:
Tubus System AB
Designvägen 3
435 33 Mölnlycke
Telefonnummer: 031-69 61 15
E-post: info@tubussystem.se
8. Versionshistorik
Vi kan från tid till annan behöva uppdatera informationen i denna policy. På vår webbplats hittar du den senaste versionen.
Nuvarande version 2022:01.
***
Tack för att du tog dig tid att ta del av vår information om hur vi behandlar dina personuppgifter!